Un accord-cadre pour mieux encadrer le recours aux prestations de conseil

Conformément à la circulaire du Premier ministre du 19 janvier 2022, cet accord-cadre répond à cinq objectifs  : maîtriser le montant des dépenses de conseil, renforcer les règles de déontologie, de transparence et de mise en concurrence, garantir la protection des données des administrations, évaluer systématiquement la qualité des prestations et s’en servir pour enrichir les compétences internes de l’État.

Un accord-cadre dédié aux projets de transformation de l’État 

Des conditions d’intervention clairement définies

La priorité est donnée à la mobilisation des compétences internes à l’État avant de solliciter des prestataires externes. Cependant, les administrations et les établissements publics de l’État peuvent, dans certains cas précisément identifiés, faire appel à des prestations intellectuelles pour la mise en œuvre de leurs projets de transformation :

• acquérir des compétences et expertises dont l'administration ne dispose pas à un instant donné pour lui permettre d'atteindre ses objectifs ;
• faire face à un besoin ponctuel en compétences et expertises complémentaires dans la conduite d'un projet lorsque les capacités des services ne permettent pas d'absorber la charge nécessaire à sa mise en œuvre dans les délais impartis ;
• identifier les innovations ou bonnes pratiques dans d'autres pays ou dans le secteur privé utiles à la bonne mise en œuvre de l'action et des services publics. 

Conseil en stratégie, cadrage et conduite de projets et efficacité opérationnelle : les 3 lots de l’accord-cadre

Pour répondre à ces besoins, la DITP pilote l’accord-cadre « relatif à la réalisation de prestations de conseil en stratégie, en cadrage et conduite de projets et en efficacité opérationnelle ». Il s’applique à tous les ministères (hors ministère des Armées) pendant la période 2023-2027. Celui-ci est composé de trois lots :

• Lot 1 – Conseil en stratégie : ce premier lot vise à apporter aux décideurs un conseil de nature stratégique consistant, pour un sujet donné, à fournir tous les éléments nécessaires à la prise de décision en mobilisant les techniques d’analyse stratégique, quantitatives et qualitatives, les techniques d’analyse d’impact et en s’appuyant sur la constitution de scénarios.
  
   
• Lot 2 – Cadrage et conduite de projets : ce lot porte sur les prestations permettant de cadrer et de mettre en œuvre des projets de réforme ou d’amélioration de l’action publique nécessitant, sur la base de l’énoncé d’un projet, d’en formuler une déclinaison concrète et opérationnelle dans une cible, en concevant l’intégralité du plan de transformation nécessaire à son achèvement, en accompagnant sa mise en œuvre à chaque étape et en prévoyant les actions de conduite du changement appropriées.
  
   
• Lot 3 – Efficacité opérationnelle : ce lot a vocation à accompagner les opérations d’amélioration de la performance d’organisations publiques. Il s’attache en particulier à mener des projets d’amélioration de l’efficience de l’action publique en recourant à la réingénierie de processus de manière participative en associant les agents et les usagers (excellence opérationnelle) et aux techniques d’automatisation.
  
   

Consulter l’accord-cadre relatif à la réalisation de prestations de conseil en stratégie, en cadrage et conduite de projets et en efficacité opérationnelle

5 leviers d’actions pour mieux encadrer le recours aux prestations de conseil

1. Maîtriser le montant des dépenses de prestations de conseil

Le Gouvernement a fixé pour objectif de réduire les dépenses de conseil en stratégie et organisation. Le montant estimé du nouveau marché est de 150 millions d’euros sur 4 ans. Le montant maximum par mission est fixé à 2 millions d’euros. Au-delà, les ministères devront réaliser un nouvel appel d’offre ouvert. Le droit de suite sera limité : pour poursuivre une mission avec un même prestataire, un seul bon de commande complémentaire pourra être émis, l’ensemble ne pouvant excéder 2 millions d’euros. Ce système permet d’éviter que se crée une relation de dépendance envers un seul et même prestataire.

2. Renforcer les règles de déontologie

Les règles de déontologie sont renforcées avec l’obligation pour les prestataires de déclarer tout risque de conflit d’intérêt avant chaque projet. Les consultants, et leurs entreprises devront attester sur l'honneur ne pas être en situation de conflit d'intérêt en amont d'une prestation.

Le nouvel accord-cadre précise que les prestataires doivent réaliser leurs missions avec intégrité et probité, que les informations fournies relèvent d’éléments factuels et non orientés et qu’ils ne peuvent prendre aucune décision.

Les actions de démarchage et de prospection sont prohibées dans le cadre de ce marché. Les missions pro bono doivent faire l’objet d’une autorisation par le secrétaire général du ministère bénéficiaire et être enregistrées auprès de la DITP. Aucun droit de suite ne peut être accordé au prestataire d’une mission pro bono.

3. Renforcer la transparence et garantir une relation équilibrée entre les prestataires

Afin de garantir une relation équilibrée entre les prestataires et les ministères et d’empêcher tout risque de dépendance envers un seul prestataire, une règle de rotation [dite du « tourniquet »] entre les différents prestataires de conseil sera strictement appliquée avec un fonctionnement simple. C’est le prestataire qui présente le montant de commande le plus faible qui sera automatiquement sélectionné, l’objectif étant d’égaliser autant que possible le chiffre d’affaires des prestataires d’un même lot. La DITP vérifiera le respect des règles du « tourniquet ».

Pour garantir la transparence des contributions, tout livrable réalisé entièrement par le prestataire apparaîtra sous sa propre charte graphique. Pour les livrables coréalisés, le livrable sera mis à la charte graphique de l’administration avec mention du nom du prestataire et une information sur les travaux qu’il a réalisés.

4. Garantir la protection des données des administrations

Le règlement général sur la protection des données sera appliqué à chaque prestation.

Les données récoltées par le prestataire devront être automatiquement détruites après leur restitution à l’administration. Les mesures de sécurité informatique seront renforcées : les données seront hébergées sur le territoire national, tout incident de cybersécurité devra être déclaré dans les plus brefs délais à l’administration et à Agence nationale de la sécurité des systèmes d'information (ANSSI). Des contrôles sur place pourront être menés par l’administration chez les titulaires.

5. Évaluer systématiquement la qualité des prestations et s’en servir pour enrichir nos compétences internes

Outre la certification du service fait, obligatoire avant tout paiement à un prestataire, l’accord-cadre prévoit une évaluation systématique de la qualité des prestations et du transfert de compétences à la fin de chaque mission. L’évaluation pourra conduire à l’application de réfactions. Le nouvel accord-cadre élargit et renforce les pénalités en cas de non-respect des obligations contractuelles ou du règlement général sur la protection des données. Le marché pourra être résilié en cas de manquements répétés de la part du prestataire.

Renforcer le contrôle interne pour le recours aux prestations intellectuelles

La circulaire du 19 janvier 2022 rappelle les conditions dans lesquelles les administrations peuvent avoir utilement recours aux prestations intellectuelles et quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre dans leur utilisation. Objectif : renforcer le contrôle interne sur les prestations intellectuelles et mieux piloter ces dépenses grâce à un dispositif spécifique associant les inspections et conseils généraux des ministères. Le contrôle interne porte notamment sur la justification du recours à un prestataire externe, notamment en raison de l’absence de disponibilité, de compétences ou de ressources internes,  au sein de son département ministériel ou d’autres départements ministériels,  notamment dans les inspections et conseils généraux ministériels ou interministériels, permettant de répondre au besoin identifié par le service l’ayant exprimé.

Pôle interministériel d’achat de prestations de conseil : conseiller les ministères de bout en bout sur la chaîne d’achat

Le rôle du pôle interministériel d’achat de prestations de conseil de la DITP est de favoriser l’application des bonnes pratiques du recours à des consultants, notamment en veillant à ce que la question de faire le projet en interne soit systématiquement étudiée comme la modalité privilégiée. Ensuite, si le recours est justifié, l’équipe du pôle veille à ce qu’il soit organisé dans les meilleures conditions possibles : marché adéquat, juste retranscription des besoins dans une proposition technique et commerciale pertinente, mise en place des conditions de succès pour la conduite du projet au sein du ministère, application des clauses en matière de déontologie, de traitement des données...