L'Agence de Conseil interne de l'État, un appui et un partenaire pour les administrations

L'offre d'accompagnement de la DITP

L’Agence de Conseil interne de l’État accompagne les administrations dans la mise en œuvre opérationnelle des politiques prioritaires du Gouvernement et dans leurs projets de transformation. L’objectif : une action publique plus efficace pour les usagers et les agents et économe des deniers publics.

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Accompagner les administrations de manière opérationnelle

Constituée essentiellement de spécialistes du conseil en transformation et l’Agence de Conseil interne de l’État a vocation à accompagner les services et les opérateurs de l’État dans la mise en œuvre opérationnelle des politiques prioritaires du Gouvernement et dans leur projet de transformation. L’objectif : une action publique plus efficace pour les usagers et les agents et économe des deniers publics.

Rattachée au délégué interministériel à la transformation publique (DITP), l’Agence est composée de spécialistes du conseil en transformation et organisation ainsi qu’en excellence opérationnelle. Elle comptera 75 agents à la fin de l’année 2024.

75

spécialistes du conseil en transformation, en organisation et excellence opérationnelle fin 2024.

Renforcer les compétences internes de l'État

Plan d’achat de l’État de 2021, circulaire du Premier ministre de 2022, nouvel accord-cadre en 2023 : une véritable stratégie de pilotage des dépenses de conseil et d’internalisation des compétences de conseil a été mise en place par le Gouvernement sous la coordination du ministre de la Transformation et de la Fonction publiques

La création de l’Agence de conseil interne de l’État s’inscrit dans la continuité des engagements pris par le Gouvernement pour réduire et encadrer le recours aux prestations de conseil externe, sous l’autorité de Stanislas GUERINI, ministre de la Transformation et de la Fonction publiques.

Afin de réarmer concrètement l’État, en complément des inspections et conseils généraux déjà mobilisés pour conseiller le Gouvernement et du renforcement des capacités des administrations à conduire leurs projets, l’Agence de conseil interne de l’État permettra de réaliser en interne une part croissante des besoins de conseil externe.

Ces trois dernières années, les dépenses de conseil externes de l’État ont été divisées par 3. Nous marquons une nouvelle étape avec la création de l’Agence de conseil interne de l’État, partenaire et interlocuteur privilégié des administrations pour le cadrage et la mise en œuvre de leurs projets de transformation."

Stanislas GUERINI, ministre de la Transformation et de la Fonction publiques

Le champ d'action de l'Agence de Conseil interne

L’Agence est mobilisable aux différentes phases d’un projet (de la conception à la mise en œuvre) quelle que soit la nature du projet (stratégique ou à dimension plus opérationnelle) et selon différents formats (intervention "flash" ou dans la durée de 3 à 6 mois).

Une grande diversité

  • Cadrage et déploiement de réforme et politiques publiques
  • Déclinaison opérationnelle de stratégie de politiques publiques
  • Résolution de points de blocage dans la mise en œuvre d’une politique publique
  • Transformation organisationnelle
  • Amélioration de l’expérience usager
  • Efficacité opérationnelle
  • Conseil flash en conduite de projet et transformation
  • Accompagnement de dirigeants dans leur réflexion stratégique par l’intelligence collective

Outre les profils consultants, la DITP mobilise ses autres services pour répondre aux besoins des administrations : design, sciences comportementales, facilitation, coaching, etc.  Ces expertises combinées permettent de fournir des accompagnements "sur mesure" aux administrations. Elle peut également mobiliser les laboratoires d'innovation publique pour permettre aux administrations de concevoir et tester de nouvelles formes d'action publique et co-construire sur le terrain avec les usagers et les agents.

Les équipes de l’Agence de conseil interne sont dédiées à l’appui direct des administrations. Leur méthode : construire avec les administrations, les agents et les parties prenantes des solutions sur mesure, lucides, robustes, concrètes et directement opérationnelles."

Thierry LAMBERT, délégué interministériel à la transformation publique.

Le cadre d'intervention de l'Agence

Réalisés sur des périodes courtes, à partir d’objectifs ciblés et avec le souci permanent de l’impact, les projets sur lesquels s’investissent les équipes de l’Agence se concentrent sur les politiques prioritaires du Gouvernement et la stratégie de transformation du Gouvernement (décisions du comité interministériel de la transformation publique).

Les interventions de l’Agence se caractérisent par :

  • Un engagement fort de l’administration partenaire
  • Un positionnement en tant que partenaire de l’administration accompagnée
  • Une intervention déclenchée uniquement si l’administration partenaire dispose des moyens et compétences pour faire aboutir le projet
  • Un positionnement de "partenaire exigeant" vis-à-vis de l’administration accompagnée
  • Une intervention 100% DITP privilégiée chaque fois que possible

 

Les coulisses de la Transfo' - L'efficacité opérationnelle

La DITP présente : C’est quoi l'efficacité opérationnelle  ?

Sihame SELLALI (Directrice du programme efficacité opérationnelle) : Les consultants internes du pôle efficacité opérationnelle accompagnent les administrations dans l’amélioration de leurs processus. 

Wilfrid KAMTOH (Directeur de projets, service conseil interne) : Notre objectif est d’améliorer la qualité de service apporté aux usagers.

Concrètement, comment intervenez-vous ?

Sihame SELLALI (Directrice du programme efficacité opérationnelle) : Toutes les missions se déroulent en trois phases. Tout d’abord, un diagnostic opérationnel terrain que l’on fait auprès des agents et des usagers que l’on interroge. La deuxième phase c’est vraiment une co-construction avec les agents sur les leviers d’amélioration. Que peut-on améliorer pour accélérer les délais de traitement ? Pour simplifier la gestion ? Pour donner plus de visibilité aux usagers ? Et enfin, on a une troisième phase, où on a testé les solutions, on a vu leur efficacité et on essaie de les déployer pour ancrer le changement, la transformation avec ce transfert de compétences de la DITP vers l’administration qu’on accompagne.

Wilfrid KAMTOH (Directeur de projets, service conseil interne) : Cette démarche a fait ses preuves dans différents environnements de travail, aussi bien sur les processus métier, par exemple la délivrance des titres de séjour auprès des préfectures ou encore sur des fonctions supports comme dans les rectorats sur la gestion RH. 

Un projet qui vous a particulièrement marqué ?

Sihame SELLALI (Directrice du programme efficacité opérationnelle) : Le ministère de la Culture nous a sollicités pour les appuyer dans la dématérialisation des subventions versées aux usagers. On s‘est rendu compte que les processus étaient très longs, mais aussi très laborieux d’un point de vue de l’usagers puisqu‘il y avait plus de 300 dispositifs disponibles, et donc le parcours était assez illisible. Nous avons travaillé de bout en bout, du dépôt de l’aide jusqu’à l’instruction par l’agent, en simplifiant chacune des tâches. Cette simplification nous a permis, sur certaines aides, de réduire jusqu’à neuf mois les délais de versement des subventions et pour les agents, le temps de contrôle des factures qui était assez laborieux, a été réduit jusqu’à deux fois.

Wilfrid KAMTOH (Directeur de projets, service conseil interne) : Le ministère de l’Education nationale et de la Jeunesse nous a sollicité pour améliorer les processus RH dans les académies. L’objectif était double. D’une part, améliorer la qualité de service apporté aux usagers, enseignants, chefs d’établissement et autres professionnels des académies et, d’autre part, d’améliorer le quotidien des agents gestionnaires. Aujourd’hui les agents passent beaucoup moins de temps sur des tâches rébarbatives et beaucoup plus de temps à la relation directe avec les usagers. 

Pour en savoir plus sur l’efficacité opérationnelle, rendez-vous sur le site de la DITP, page Agence de Conseil interne
 

La création d'une École de conseil interne et de l'excellence administrative

Une école de conseil interne et de l’excellence administrative propose dorénavant des formations sur :

  • La conduite de projet de transformation,
  • Les méthodes et outils du conseil
  • L’excellence administrative avec un cursus diplômant conçu par la DITP avec Centrale Supélec - INSP pour répondre aux enjeux propres à l’administration.

Première promotion de l’École,  10 agents de l’Éducation nationale ont reçu le 26 mars 2024 la "ceinture jaune" de l’excellence administrative des mains de Stanislas GUERINI. Cette remise de diplôme s’inscrit dans la continuité de la mission réalisée par la DITP auprès des services RH des rectorats. L’enjeu : internaliser ces compétences au sein de l’Éducation nationale pour aider les services à améliorer en continu leur fonctionnement, en associant pleinement les équipes.