Comment passer de 265 formulaires à un formulaire unique pour les demandes de subvention ? le témoignage de la Région Nouvelle-Aquitaine

Nous étions face à 265 formulaires de demandes de subvention différents, avec un niveau de complexité élevé, des informations demandées plusieurs fois, des champs à remplir non-indispensables ou peu compréhensibles, existants sur des supports variés (pdf, extranet, mails…) et souvent rédigés dans un langage administratif peu clair. Résultat : des délais de traitement et d’obtention des subventions beaucoup trop longs… Il fallait absolument simplifier et harmoniser l’ensemble du processus, tant pour les bénéficiaires que pour les agents.

Nous avons d’abord commencé par un travail d’harmonisation des différents formulaires qui a permis de définir un tronc commun à tous les dispositifs et 4 typologies de champs complémentaires selon les typologies de dispositifs.

Les agents de toutes les équipes métiers ont challengé ces propositions de modèles harmonisés. Ils ont testé leur compatibilité et affiné les champs proposés, les éléments de guidage et les éditiques (documents envoyés aux bénéficiaires tout au long de son parcours, par exemple, un accusé de réception).

Nous avons ensuite stabilisé le modèle et l’avons testé sur le Guide des Aides de la Région Nouvelle-Aquitaine afin d’éprouver les aspects techniques et organisationnels internes.

Une seconde phase de tests est en cours pour évaluer notre capacité à dématérialiser plusieurs démarches de plusieurs Directions en parallèle. En fonction des résultats de la seconde phase de test, débutant en mai 2022, le déploiement pourra être programmé et s’étalera sur plusieurs mois. Par ailleurs, d’autres chantiers sont en cours de conception pour simplifier le parcours du demandeur comme une étape de pré-demande de subvention ou une refonte ergonomique des interfaces.

Nous sommes passés d’une logique administrative à une approche par usage. Cela nous a permis d’optimiser l’ensemble du processus d’instruction des demandes, à la fois pour les agents, par exemple en générant automatiquement les documents d’information et contractuels à destination des bénéficiaires et en les signant électroniquement, etc. Côté bénéficiaires, les démarches sont plus simples, plus accessibles et plus rapides. Les bilans des phases de tests sont encourageants. Ils nous amènent à nous projeter sereinement dans la phase de déploiement à grande échelle.