Qu’est-ce que la facilitation ?
Publié le 28 juillet 2023
La facilitation est la mise en place d’un cadre, de méthodes et de processus qui permettent à un groupe d’opérer en intelligence collective. Marie Dutertre, responsable facilitation et formation intelligence collective à la DITP, nous parle de cette expertise.
La facilitation au service de l’intelligence collective
On parle de facilitation dès lors qu’un interlocuteur formé pour être facilitateur intervient afin d’aider un groupe à identifier et résoudre des problèmes, prendre des décisions, s’aligner sur une stratégie, construire à plusieurs… Il s’agit d’une compétence, d’un moyen, au service de l’intelligence collective.
Pour que le recours à un facilitateur soit pertinent, il faut que la discussion encadrée ait un objectif précis. Le facilitateur aide alors le groupe à gagner en performance et en efficacité afin de résoudre un problème complexe.
La facilitation croise les réflexions de chacun pour enrichir la discussion. Il est d’ailleurs pertinent de mixer une diversité de profils et d’expériences : l’expertise de chacun se met alors au service de l’intelligence collective.
Une figure clé : le facilitateur
Le facilitateur est formé à maîtriser certains savoir-faire : il sait comment interroger, relancer, éviter les hors sujets. Il cadre la discussion afin qu’elle soit constructive. Parce que certains sujets peuvent avoir un caractère sensible ou émotionnel, le facilitateur est parfois amené à temporiser les échanges et gérer des personnalités complexes. Il s’applique à dérouler une méthode, minutieusement choisie, personnalisée et adaptée au livrable attendu.
En complétement, le facilitateur développe un certain savoir-être, une attitude, en bref une posture. Il sait rester neutre, sans prendre part au débat, ni influencer les échanges. Toujours bienveillant, il incarne une écoute active et une position basse, indispensable pour installer son juste rôle au sein du groupe.
Marie Dutertre, responsable facilitation et formation en intelligence collectiveLe facilitateur se positionne comme un guide, sans se positionner en tant que sachant. Le propre de la facilitation est que seuls les participants savent. »
Le facilitateur n’est alors que le garant d’une méthodologie : la facilitation recouvre divers outils et savoir-faire spécifiques qui s’appuient sur des méthodes codées (la facilitation graphique, l’idéation, la co-construction, etc.). Selon le degré d’implication du facilitateur et son niveau de formation, ce dernier peut intervenir dès la conception du dispositif, puis dans l’animation, jusqu’à la restitution et l’analyse.
La facilitation en bref
La facilitation est une approche et une pratique visant à aider les individus, les groupes et les équipes à atteindre leurs objectifs de manière collaborative et efficace. Le facilitateur personnalise chacune de ses interventions en s’adaptant à la fois à son sujet et à son public. Le facilitateur veille à limiter les dispersions, à temporiser les échanges et à interroger les idées qui ressortent de la discussion. Ainsi, il invite à réfléchir hors des sentiers battus et oriente les participants vers des discussions constructives tout en s’appliquant, si nécessaire, à retranscrire les échanges de manière structurée et synthétique.
Quelles différences entre facilitation et co-développement ?
Si les deux méthodes ont recours à l’intervention d’un facilitateur qui cadre la discussion, il ne faut pas les confondre. En effet, la facilitation ne se restreint pas à une seule méthode arrêtée, à l’inverse d’une séance de co-développement qui s’organise selon un cadre très précis et se déroule nécessairement en 7 étapes bien cadrées.
La DITP forme ses agents à la facilitation
La direction interministérielle à la transformation publique (DITP) répond au quotidien à des demandes interministérielles qui ont pour enjeu de solliciter et d’inclure tous types de parties prenantes (agents, citoyens et toute personne ayant intérêt à être intégrée dans la construction d’un projet à plusieurs étapes). La DITP construit donc des dispositifs afin d’animer ces projets, notamment en formant des agents aux principes de la facilitation. L’objectif : répondre aux demandes d’autres ministères ou institutions, mais aussi de permettre l’essaimage dans l’administration des pratiques d’intelligence collective. Il sera ainsi possible de répondre à un besoin croissant de l’administration via des moyens et des ressources internes.
Le réseau des facilitateurs de la DITP
Les agents de la DITP travaillent à la création d’un réseau de facilitateurs interministériels. Pour cela, la DITP forme les agents aux méthodes de la facilitation puis les met en situation afin qu’ils s’approprient les outils et la posture du facilitateur. Elle crée ainsi un vivier de facilitateurs volontaires. Cela permet de mettre en réseau et de mutualiser des ressources et des communautés qui existent déjà afin de transformer progressivement la culture du travail du plus grand nombre. Le facilitateur nouvellement formé, quant à lui, monte en compétences et profite de l’expérience d’un réseau de pairs et de labs.
Exemples de démarches de facilitation portées par la DITP
La DITP est régulièrement sollicitée par des structures publiques qui souhaitent bénéficier des méthodes et outils de la facilitation.
Sensibiliser à une culture de l’usager au sein des universités
Dans le cadre du programme Services Publics +, l’université de Caen a travaillé avec l’équipe facilitation de la DITP. L’objectif ? Développer une approche centrée sur l’usager et l’appliquer au monde universitaire.
Les facilitateurs de la DITP ont ainsi guidé les cadres de l’université de Caen dans la création d’une fresque de l’usager. La fresque est en effet un outil pédagogique fondé sur l’intelligence collective. Organisés en petits groupes, des participants sont invités, à partir de cartes à placer sur ladite fresque, à tracer des liens entre divers éléments. Les participants ont ainsi dressé la liste et les liens entre tous les usagers internes et externes de leur organisation : l’université. Des ateliers de sensibilisation au déploiement du programme Services Publics + dans l’université ont été mis en place. Finalement, ce temps d’intelligence collective a permis de faire connaître le programme et de replacer l’usager au cœur des décisions.
J’ai souhaité proposer aux cadres de l’Université de Caen un temps de partage et d’échange autour des relations que nous entretenons avec nos usagers. La DITP nous a accompagnés à la fois sur le fond et sur la forme pour proposer un séminaire aussi participatif que possible. La Fresque des usagers a notamment permis aux participants de mesurer la diversité des usagers, internes et externes, des différents services. »
Les besoins de l’État en compétences numériques
L’inspection générale des finances et le Conseil général de l’économie ont sollicité la DITP afin de consulter leurs agents sur les améliorations de la gestion de leur carrière numérique au sein des administrations.
Diverses méthodes de facilitation ont ici été utilisées
- La méthode du Speed Boat. Cette méthode consiste à proposer les visuels suivants aux participants : un bateau (qui représente l’équipe) navigant vers une île (leurs objectifs), poussé par le vent (les forces de chacun) et ce, malgré ses ancres (les freins éventuels). Cette méthode participative permet de dégager les forces, faiblesses, opportunités et menaces du projet. Elle permet ainsi à l’équipe de réfléchir à ce qui va lui poser difficulté ou au contraire l’aider pour la réalisation d’un projet ;
- La mise en place d’une dizaine d’entretiens qualitatifs individuels anonymes ;
- La constitution de 2 sessions d’ateliers de 3h chacune ;
- La possibilité pour les participants de prioriser les éléments dégagés suite aux entretiens, ateliers et réunions précédentes.
Finalement, la facilitation a permis de mettre en lumière des axes d’amélioration qui n’avaient pas nécessairement été identifiés par les entretiens préalables effectués auprès de la hiérarchie et des employeurs. Les agents ont pu, par la même occasion, identifier les solutions perçues comme prioritaires. Remis en juin dernier au ministre de la Transformation et de la Fonction publiques, Stanislas Guerini, lors du salon Vivatech, le rapport comprend le compte-rendu des ateliers et s’illustre au travers de verbatim d’agents du numérique de l’État sur leurs motivations à travailler dans la fonction publique et les axes d'amélioration de leur quotidien de travail.
Vous souhaitez faire appel à la réflexion collective pour accompagner la transformation de votre organisation ? Réfléchir sur l’évolution des métiers, des pratiques managériales ? Améliorer la qualité de vie au travail ?