[Les éclaireurs de la transfo #9] Optimiser son organisation interne en partant des agents
Publié le 10 janvier 2019
Simplifier l'organisation interne et le travail au quotidien d'une structure, ce sont souvent celles et ceux qui y travaillent qui en parlent le mieux ! Partant de cette idée simple, la Caisse Primaire d'Assurance Maladie de Vendée a mis en place des Ateliers d'Optimisation des Processus (AOP) qui permettent de partir des agents de la CPAM pour identifier les freins et irritants qui ralentissent l'activité. Les idées sont collectées, des actions sont proposées et chacun peut en suivre la concrétisation.
Le projet
Les ateliers d’optimisation des processus (AOP) sont des sessions d’échanges pour faire émerger des idées venues du terrain et identifier les freins et irritants qui peuvent polluer les activités d’un secteur au quotidien. Ils ont été testés sur 2 secteurs, dans un premier temps.
C’est une petite équipe aux compétences transverses qui prend en charge l’animation des ateliers. Composée de deux responsables « métier », du département informatique et d’un coordonnateur des AOP, elle s’immerge pendant deux demi-journées dans chacun des services pour bien comprendre les processus, mais aussi observer et échanger avec les salariés.
Des échanges ouverts et bienveillants
S’en suivent les ateliers à proprement parlé auxquels participent à chaque fois une dizaine d’acteurs ; des salariés volontaires issus du service concerné, les managers et l’équipe d’animateurs. « En introduction, l’équipe prend le temps de rappeler qu’il s’agit d’échanges ouverts, et bienveillants, sans considération hiérarchiques. Ensuite, la discussion s’organise à partir de post-it sur lesquels les participants écrivent leurs idées ou les points bloquants qu’ils rencontrent au quotidien. C’est le point de départ des échanges. » Cette phase s’étale sur demi-journée.
De l’atelier à la mise en œuvre
Les idées ou actions proposées sont ensuite classées selon des critères de rapidité d’exécution, d’impact ou encore de niveau de difficulté. Après validations elles sont mises en œuvre.
Contact : christelle.dibon@assurance-maladie.fr
Les éclaireurs
- Christelle DIBON, responsable du Service Risques Professionnels de la CPAM de Vendée
- Céline VIOT, manager au Service Gestion des Droits et de la Solidarité de la CPAM de Vendée
- Aurélie LEBOEUF, technicienne au Service Gestion des Droits et de la Solidarité de la CPAM Vendée
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