Simplifier les demandes de subvention du ministère de la Culture

Publié le 04 avril 2023 par Service "Agence de Conseil interne de l'État"

La DITP a mobilisé son équipe efficacité opérationnelle pendant plusieurs mois pour accompagner les directions régionales des affaires culturelles (DRAC). L’objectif : améliorer la qualité de service à l’usager en simplifiant et en accélérant les demandes de subvention pour les usagers et en les dématérialisant.

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Transfo' en cours : simplifications des démarches de subventions du ministère de la Culture

Ministère de la Culture : simplifier les demandes de subvention

La DITP présente Transfo’ en cours

Simplification des démarches de subventions du ministère de la Culture

Comment la DITP a-t-elle accompagné le ministère de la Culture ?

Luc Allaire, Secrétaire général du ministère de la Culture : "Nous avons gagné six mois entre la demande de subvention et l'arrivée de la subvention, ce qui est essentiel pour les associations. Nous avons fait appel à la DITP pour qu'elle nous aide au quotidien à comprendre la façon dont nous travaillons et comment nous pouvions améliorer nos process. Nous avons supprimé toute une série de process qui étaient inutiles, redondants, superfétatoires, sans valeur ajoutée administrative, ce qui a permis de recentrer les fonctions sur la compréhension du besoin de l'usager, le traitement rapide de la demande de subvention et l'accélération du versement de la subvention."

Sihame Sellali, Directrice du projet accélérateur de performances DITP : "L'objectif de la mission de la DITP a été d'accompagner l'accélération de la dématérialisation au ministère de la Culture sur le versement des subventions aux usagers. L'idée a été de repartir de l'ensemble des DRAC sur un travail terrain co-construit avec les agents. Nous sommes aujourd'hui à la DRAC Bretagne qui a été pilote de ces expérimentations pour permettre cette dématérialisation."

À quels problèmes étiez-vous confrontés ?

Christine Jablonski, Conservatrice régionale : "Nous, notre souci, on a travaillé avec DITP là-dessus dès le début, c'était qu'on demandait beaucoup de pièces justificatives aux propriétaires privés et aux petites associations, ce qui pouvait mettre en danger leur projet. Et puis nous, de notre côté, on n'était pas très sécurisé et très assis sur les pièces qu'on demandait."

Quelles solutions ont été mises en place ?

Thierry Fougères, Ingénieur des services culturels et du patrimoine, DRAC Bretagne : "Le travail que nous avons fait avec la DITP nous a permis de simplifier nos démarches de vérification des factures et surtout de nous dégager du temps pour pouvoir aller sur les chantiers, suivre les travaux et conseiller les maîtres d'ouvrage, les propriétaires. En ce qui concerne le temps passé à vérifier les factures, l'outil mis en place nous a permis d'organiser et de prioriser les dossiers sur lesquels on est amené à passer un peu plus de temps de vérification."

Luc Allaire : "Lorsque j'ai eu la synthèse, j'ai compris qu'il fallait qu'on prenne des mesures réglementaires de façon à simplifier au maximum les pièces requises dans le traitement des dossiers. Donc, nous avons préparé le décret. Je l'ai pris et désormais les textes sont directement applicables grâce à cette mesure réglementaire."

Cette expérimentation a permis :

  • d’accélérer la dématérialisation des aides par la réduction du nombre de formulaires : à terme, une vingtaine de formulaires couvriront 185 dispositifs.
  • de réduire par deux le temps de contrôle des factures en conservant la maîtrise des risques.
  • de réallouer le temps administratif des agents sur plus d’accompagnement des porteurs de projet et de suivi des travaux.
  • de réduire de 9 mois le délai de paiement des aides sur certaines activités.

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Un travail mené avec les agents des DRAC pour optimiser les processus

Durant plusieurs mois, la DITP a travaillé sur le terrain avec les agents des directions régionales des affaires culturelles et notamment de la DRAC Bretagne, cheffe de file de l’expérimentation. Objectif : optimiser les processus de demande de subvention et ainsi améliorer la qualité de service pour les usagers.

« Notre premier travail a consisté à rationaliser les processus existants pour en simplifier la lisibilité du point de vue de l’usager en organisant des ateliers avec les agents et les usagers. Puis, de l’autre côté du guichet, en « back office », nous avons aidé à revoir la manière dont les données étaient manipulées et dont les tâches étaient gérées en supprimant au maximum la redondance, avec les copier-coller, la ressaisie d’informations, le scan de documents, etc. Ce n’est qu’une fois ce travail de rationalisation réalisé que le circuit a été complètement dématérialisé », explique Sihame Sellali, directrice du programme efficacité opérationnelle au sein de la DITP.

La mission a permis l’accélération du déploiement de la dématérialisation des aides, du dépôt des dossiers par les usagers jusqu’à l’instruction par les agents. La dématérialisation a notamment mené à une réduction drastique du nombre de formulaires : à terme, une vingtaine de formulaires couvriront 185 dispositifs. Un gain sans précédent sur la modernisation de l’environnement de travail.

Le travail mené a également permis de diviser par deux le temps de contrôle des factures par les agents, en conservant la maîtrise des risques, et de réduire le nombre de saisies manuelles à réaliser de 18 à une.

La réduction des délais de traitement a ainsi offert la possibilité aux agents concernés de se concentrer davantage sur des missions d’accompagnement des porteurs de projets, et des visites terrain pour le suivi des travaux notamment.

Réduire les délais de paiement des aides : un bénéfice direct pour les usagers

Côté usagers, à la réduction des délais de traitement s’est ajoutée la simplification de la demande de subvention avec la réduction du nombre de pièces à fournir en fonction de la dimension du projet présenté. L’optimisation du processus dans son ensemble, associée à des mesures réglementaires, a permis à la DRAC Bretagne de réduire de 9 mois le délai de paiement de certaines subventions.

Fortes de ces résultats, les optimisations expérimentées au sein de la DRAC Bretagne ont été déployées par la DITP auprès de chacune des DRAC du ministère de la Culture sur l’ensemble du territoire.