Des assistants digitaux au service des agents de la préfecture d’Occitanie

Témoignage

Publié le 16 septembre 2022 par Service « Pilotage des transformations et des politiques prioritaires »

La préfecture d’Occitanie s’est lancée, dès 2018, avec l’aide du Lab’O, leur laboratoire d’innovation, dans une démarche de dématérialisation de leurs procédures. Une démarche soutenue et accompagnée par la DITP, qui a vu naître une dizaine d’assistants digitaux chargés d’automatiser certaines tâches administratives, au bénéfice des agents et des usagers.

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Comment automatiser les tâches administratives les plus répétitives ?

Développement des assistants digitaux à la préfecture d’Occitanie

Pauline Lavagne d’Ortigue
Grâce au plan France Relance, la DITP est très heureuse d’accompagner le passage à l’échelle d’un des projets phares du laboratoire d’innovation de la Préfecture d’Occitanie, le Lab-O. Il s’agit d’internaliser des compétences en matière de robotique pour automatiser les tâches administratives les plus répétitives.

La DITP présente Transfo’ en cours : développement des assistants digitaux à la préfecture d’Occitanie

Nicolas Hesse, secrétaire général pour les affaires régionales d'Occitanie
Les agents, pour faire leur métier, devaient opérer d’innombrables saisies manuelles dans des applicatifs informatique différente. Toutes ces opérations, très lourdes et sans valeur, prenaient de 30% à 40% de leur temps de travail. C’est sur la base de ce constat que le laboratoire d’innovation a imaginé la mise en place de robots. C’est un petit programme informatique qui permet de reproduire au clic près ce que ferait un agent de manière automatisée et 24h/24.

Comment avez-vous travaillé à la mise en place de ce projet ?

Alice Vilcot, chargée de mission numérique et innovation, Lab-O
Le processus de déploiement des automates commence par une première phase d’identification avec des processus automatisables. À l’issue de cette identification, on va travailler sur la dématérialisation de ces processus, donc on va les étudier, on va les peaufiner et les améliorer avec les services concernés. Aujourd’hui nous avons mis en place une dizaine d’assistants numériques auprès des services départementaux dans la région Occitanie. À titre d’exemple, un automate mis en place dans le Tarn-et-Garonne a traité plus de 500 dossiers et a permis de gagner plus de 10 semaines de saisie pour les agents. Les premiers retours que nous avons sur ces automates sont particulièrement satisfaisants ils permettent d’améliorer la qualité de vie au travail des agents, de réduire les risques d’erreur dans la saisie des informations et de réduire les délais de traitements.

Quelle est la suite ?

Alice Vilcot
Nous venons de lancer le centre d’excellence régional de la robotique qui vise à former des agents en interne pour leur permettre de développer, mettre en place et maintenir des assistants digitaux. Ce centre d’excellence est une première dans l’administration et il a véritablement été pensé comme un modèle duplicable sur l’ensemble du territoire.
Vous souhaitez en savoir plus sur l’offre d’accompagnement de la DITP ?
Rendez-vous sur : modernisation.gouv.fr

 

Lab'O : des solutions co-construites avec les agents

Sollicité par les services de la préfecture d’Occitanie pour dématérialiser des processus répétitifs et à faible valeur ajoutée pour les agents, le Lab’O a créé et développé des assistants digitaux, de petits programmes informatiques automatisés qui reproduisent avec exactitude les manipulations des agents, et ce de manière autonome et continue. La préfecture de la Haute-Garonne a ainsi pu bénéficier d’un processus automatisé pour optimiser le flux de demandes de subventions, tandis que la préfecture du Tarn et Garonne a également pu travailler avec le Lab’O sur l’automatisation d’un processus de demandes de changement d’adresse.

« Nous avons été très intéressés par la manière dont le projet du Lab'O permettait d’améliorer, avec les technologies d'aujourd'hui, non seulement le quotidien des agents publics mais aussi la qualité du service rendu aux usagers. »

Pauline Lavagne d’Ortigue, cheffe de la Mission innovation publique

Des retours prometteurs au sein des services de la préfecture d’Occitanie

Réduction du risque d'erreur mais aussi des délais de traitement, la mise en place de ces assistants a permis d’améliorer considérablement le qualité de vie au travail des agents. Ceux-ci ont désormais plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et les pics de charge sont mieux absorbés.

Le centre d'excellence de la robotique pour former les agents aux assistants digitaux

Aujourd’hui, suite aux retours très encourageants, ce sont plus d’une dizaine de ces assistants numériques qui ont pu être déployés au sein des services de la préfecture d’Occitanie, et de nombreuses demandes de développement ont émergé. Afin d’accompagner au mieux cette demande, un centre d'excellence vient de voir le jour pour permettre aux agents de se former en interne à l'analyse des processus, au développement et à la maintenance de ces assistants digitaux.

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