Des assistants digitaux au service des agents de la préfecture d’Occitanie

Témoignage

Publié le 16 septembre 2022 par Mission « Pilotage du programme de transformation publique »

La préfecture d’Occitanie s’est lancée, dès 2018, avec l’aide du Lab’O, leur laboratoire d’innovation, dans une démarche de dématérialisation de leurs procédures. Une démarche soutenue et accompagnée par la DITP, qui a vu naître une dizaine d’assistants digitaux chargés d’automatiser certaines tâches administratives, au bénéfice des agents et des usagers.

Partager

Comment automatiser les tâches administratives les plus répétitives ?

Développement des assistants digitaux à la préfecture d’Occitanie

Lab'O : des solutions co-construites avec les agents

Sollicité par les services de la préfecture d’Occitanie pour dématérialiser des processus répétitifs et à faible valeur ajoutée pour les agents, le Lab’O a créé et développé des assistants digitaux, de petits programmes informatiques automatisés qui reproduisent avec exactitude les manipulations des agents, et ce de manière autonome et continue. La préfecture de la Haute-Garonne a ainsi pu bénéficier d’un processus automatisé pour optimiser le flux de demandes de subventions, tandis que la préfecture du Tarn et Garonne a également pu travailler avec le Lab’O sur l’automatisation d’un processus de demandes de changement d’adresse.

« Nous avons été très intéressés par la manière dont le projet du Lab'O permettait d’améliorer, avec les technologies d'aujourd'hui, non seulement le quotidien des agents publics mais aussi la qualité du service rendu aux usagers. »

Pauline Lavagne d’Ortigue, cheffe de la Mission innovation publique

Des retours prometteurs au sein des services de la préfecture d’Occitanie

Réduction du risque d'erreur mais aussi des délais de traitement, la mise en place de ces assistants a permis d’améliorer considérablement le qualité de vie au travail des agents. Ceux-ci ont désormais plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée et les pics de charge sont mieux absorbés.

Le centre d'excellence de la robotique pour former les agents aux assistants digitaux

Aujourd’hui, suite aux retours très encourageants, ce sont plus d’une dizaine de ces assistants numériques qui ont pu être déployés au sein des services de la préfecture d’Occitanie, et de nombreuses demandes de développement ont émergé. Afin d’accompagner au mieux cette demande, un centre d'excellence vient de voir le jour pour permettre aux agents de se former en interne à l'analyse des processus, au développement et à la maintenance de ces assistants digitaux.

Sur le même sujet