Comment la direction régionale de Pôle-emploi a réalisé une roadmap pour le lancement de son laboratoire d’innovation

Vous souhaitez utiliser l’une des méthodes du design public ? Voici un exemple afin de vous permettre de comprendre comment faire. Vidéo : Catherine responsable innovation de Pôle-Emploi en Normandie présente la méthode Roadmap :

Modalités du projet

• Durée de la démarche : 2 heures
• Périmètre de la démarche : gestion de projet interne, équipe de 3 personnes + 1 agent d’une autre direction
• Livrables / produits de la démarche : 1 roadmap distribuant les rôles et actions à réaliser à chacun des membres de l’équipe

Apports de la méthode design

Pourquoi avez-vous utilisé les méthodes du design public ?

Il s’agissait de définir rapidement des actions à mettre en place dans le cadre du lancement d’un lab, en comprenant les principales difficultés pesant sur l’organisation générale du lancement et en corrigeant les risques.

Résultats

Qu’est ce que la démarche a permis de montrer ?

Sabrina, responsable logistique du lab explique « la roadmap nous a permis de définir des phases et temps forts à mettre en place en amont de l’organisation de notre session collaborative des 29 et 30 mars. Cela nous a ensuite de permis de définir les risques, les difficultés et les actions préventives à mettre en oeuvre pour éviter les scénarios catastrophe. Enfin cela nous a permis de distribuer facilement les rôles et actions associées en identifiant clairement les échéances de chacun ».

Aperçu de la démarche

L’équipe du lab PACA, assistée d’agents de Futurs-Publics et de Pôle-Emploi Normandie a d’abord identifiée de manière claire les principales étapes et à action à mettre en place pour réaliser le projet de lancement du lab, culminant par l’organisation d’un évènement en présence du préfet.

Voici les différentes phases du travail de l’équipe  :

1. Identification des grandes phases de travail pendant les 2 prochaines mois : d’abord une phase de planification des opérations, puis une phase de réalisation des livrables et de partenariats, en lien avec des fournisseurs, enfin la phase de communication et lancement du lab, avec l’organisation de l’évènement.
2. L’équipe décomposer ensuite les différentes actions concrète à mettre en place pour chaque phase. Sous chaque action elle indique les rôles de chaque collaborateur, avec des précisions éventuelles sur les partenaires à contacter, les livrables à produire et les éléments pouvant poser des difficultés.
3. L’équipe identifie les principaux risques pour chaque action. En fonction de ces risques, elle identifie alors des moyens correctifs.
4. Pour cet exercice, l’équipe projet ) rajouter une entrée spécifique aux actions de communication à mettre en place, afin de raconter chaque phase du projet.

Dans ce cas précis la réalisation de cette roadmap a permis à l’équipe d’identifier un mauvais cadrage de leur projet, puisque leurs objectifs stratégiques n’avaient pas encore été définis clairement en collaboration avec leur hiérarchie. Il fallait donc spécifier les objectifs et la vision du lab, ainsi que de clarifier les moyens permettant de réaliser un lancement.

L’un des intérêts principaux de la Roadmap est d’être graphique. N’hésitez pas à afficher votre roadmap dans votre bureau pour qu’elle soit visible de l’ensemble de l’équipe, afin que chacun puisse garder les prochaines échéances bien en vue. De la même manière, la Roadmap est un outil de communication qui permet d’indiquer à tout moment les réalisations en cours autant que les risques pesant sur votre projet.

Bon à savoir

Quelles seront vos prochaines actions utilisant des méthodes de design public ?

Cyril, animateur du Lab PACA : « Nous allons lancer un projet autour de l’objectif de construire le plein emploi sur notre territoires. Nos prochaines actions seront le lancement du lab en PACA. Nous réaliserons un exercice de brainstorming avec nos usagers et nos partenaires, afin de nous permettre de mettre en évidence les actions que nous proposerons dans le lab. L’exercice visera également à évaluer la faisabilité potentielle de chacune de ces actions. Pour cela nous ferons un travail spécifique autour de ce qu’on appelle des GPA, les gains potentiels attendus.

Dans les prochains mois nous visons à construire notre « lab spirit » : travailler avec nos partenaires de manière différente et collaborative. »