Simplifier les demandes de subvention du ministère de la Culture
Publié le 18 mars 2021 · Mise à jour le 29 novembre 2024
La DITP a mobilisé son équipe efficacité opérationnelle pendant plusieurs mois pour accompagner les directions régionales des affaires culturelles (DRAC). L’objectif : améliorer la qualité de service à l’usager en simplifiant et en accélérant les demandes de subvention pour les usagers et en les dématérialisant.

Transfo' en cours : simplifications des démarches de subventions du ministère de la Culture
Un travail mené avec les agents des DRAC pour optimiser les processus
Durant plusieurs mois, la DITP a travaillé sur le terrain avec les agents des directions régionales des affaires culturelles et notamment de la DRAC Bretagne, cheffe de file de l’expérimentation. Objectif : optimiser les processus de demande de subvention et ainsi améliorer la qualité de service pour les usagers.
« Notre premier travail a consisté à rationaliser les processus existants pour en simplifier la lisibilité du point de vue de l’usager en organisant des ateliers avec les agents et les usagers. Puis, de l’autre côté du guichet, en « back office », nous avons aidé à revoir la manière dont les données étaient manipulées et dont les tâches étaient gérées en supprimant au maximum la redondance, avec les copier-coller, la ressaisie d’informations, le scan de documents, etc. Ce n’est qu’une fois ce travail de rationalisation réalisé que le circuit a été complètement dématérialisé », explique Sihame Sellali, directrice du programme efficacité opérationnelle au sein de la DITP.
La mission a permis l’accélération du déploiement de la dématérialisation des aides, du dépôt des dossiers par les usagers jusqu’à l’instruction par les agents. La dématérialisation a notamment mené à une réduction drastique du nombre de formulaires : à terme, une vingtaine de formulaires couvriront 185 dispositifs. Un gain sans précédent sur la modernisation de l’environnement de travail.
Le travail mené a également permis de diviser par deux le temps de contrôle des factures par les agents, en conservant la maîtrise des risques, et de réduire le nombre de saisies manuelles à réaliser de 18 à une.
La réduction des délais de traitement a ainsi offert la possibilité aux agents concernés de se concentrer davantage sur des missions d’accompagnement des porteurs de projets, et des visites terrain pour le suivi des travaux notamment.
Réduire les délais de paiement des aides : un bénéfice direct pour les usagers
Côté usagers, à la réduction des délais de traitement s’est ajoutée la simplification de la demande de subvention avec la réduction du nombre de pièces à fournir en fonction de la dimension du projet présenté. L’optimisation du processus dans son ensemble, associée à des mesures réglementaires, a permis à la DRAC Bretagne de réduire de 9 mois le délai de paiement de certaines subventions.
Fortes de ces résultats, les optimisations expérimentées au sein de la DRAC Bretagne ont été déployées par la DITP auprès de chacune des DRAC du ministère de la Culture sur l’ensemble du territoire.
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