Simplifier les documents administratifs

Vous êtes un agent d’un service public et vous êtes amené à rédiger des documents administratifs ? Les vidéos et fiches mises à votre disposition dans cet espace présentent les bons réflexes pour simplifier les formulations administratives.

Améliorer vos communications (emails, courriers, sites, formulaires, …) en :

• adaptant la quantité d’informations présente dans vos communications,  
• traduisant en langage simple et clair les termes juridiques et techniques trop complexes contenus dans vos courriers et documents administratifs,
• structurant  vos messages et en organisant vos documents avec logique,
• personnalisant vos messages et en adoptant un ton bienveillant envers vos usagers,
• incitant les usagers à agir dans les délais
• produisant un document administratif soigné et visuellement attirant.

Ces vidéos et fiches pratiques mobilisent les enseignements de l’approche comportementale pour présenter les grands principes pour simplifier les documents administratifs et plus généralement le langage utilisé par les services publics.

 1. Aller à l'essentiel 

L'équipe sciences comportementales de la Direction interministérielle de la transformation publique vous propose d’adapter la quantité d’informations présente dans vos communications. En effet, si votre document comprend trop d’informations, l’usager risque de passer à côté du message principal ou de ne pas trouver ce qui lui est utile. Suivez nos conseils pour aller à l’essentiel !

2. Utiliser des mots simples 

Entraînez-vous avec l’équipe sciences comportementales de la Direction interministérielle de la transformation publique  à élaborer un document administratif compréhensible par tous. Identifiez les mots trop techniques, les phrases et paragraphes complexes et utilisez nos 6 conseils pour les traduire en langage simple et clair.

 3. Organiser l'information logiquement 

L’ordre dans lequel une information est présentée peut faciliter ou complexifier la lecture. Pour vos lecteurs, structurez votre document : votre message gagnera ainsi en compréhension et en impact ! La Direction interministérielle de la transformation publique rappelle quelques principes pour organiser vos documents avec logique.

 4. Considérer l'usager 

L’équipe sciences comportementales de la Direction interministérielle de la transformation publique vous propose d’appliquer 4 principes pour rendre un document administratif bienveillant. En personnalisant votre message, vous retiendrez l’attention de son destinataire et améliorerez son impact.

 5. Inciter à l'action 

Nous avons tous une certaine tendance à remettre au lendemain ce qui peut être fait le jour-même. L’équipe sciences comportementales de la Direction interministérielle de la transformation publique vous propose d’utiliser 4 principes simples pour renforcer la motivation de vos usagers et les inciter à agir dans les délais.

 6. Soigner la présentation 

Il paraît que l’habit ne fait pas le moine ! Pourtant,  face à un document, l’impression visuelle peut rendre rédhibitoire la lecture des informations qu’il contient. Soignez la présentation pour que votre document ne paraisse pas surchargé et gagne en lisibilité !
La Direction interministérielle de la transformation publique vous donne 5 conseils simples pour produire un document administratif clair et visuellement attirant.