Préparer un plan d'action / une roadmap

Mobilisez les ressources nécessaires

Evaluez précisément les ressources « critiques » dont vous avez besoin pour un premier niveau de mise en œuvre de la solution. Selon la nature de votre projet, ces ressources peuvent s’exprimer en temps d’agents à mobiliser sur le projet (combien de temps et quels agents ?), développements informatiques, conception d’objets, etc. Ne minimisez pas l’effort à fournir. Mais circonscrivez-le à un périmètre réaliste. Si votre projet consiste à réaménager les espaces d’accueil du public de votre réseau, mettez en œuvre la solution que vous avez conçue dans un premier espace avant d’envisager les suivants, par exemple. C’est en démontrant les résultats obtenus sur ce périmètre que vous obtiendrez les moyens de passer à l’échelle.

Convainquez et fédérez autour de votre projet

Mettre en œuvre un nouveau service ou transformer un dispositif existant est une prise de risque. Il vous faut convaincre de la pertinence de votre projet pour que les parties prenantes du projet acceptent d’endosser ce risque. Ce travail de conviction doit être entrepris tant vis-à-vis des décideurs, ceux qui vous mettront à disposition les ressources, que des agents dont l’activité sera concernée par la mise en œuvre. Travaillez donc votre discours et la proposition de valeur de votre projet pour fédérer les énergies et vaincre les réticences. Tous vos interlocuteurs ne seront pas sensibles aux mêmes arguments ; à vous d’identifier quels sont les bons leviers à mettre en avant.

Pilotez la mise en œuvre de votre solution

Vous avez un point de départ : une solution conçue collectivement et prototypée. Vous avez votre point d’arrivée : un dispositif effectif à la disposition de vos usagers. Il vous faut maintenant déterminer le chemin le plus opportun pour passer du prototype au dispositif.

Etablissez un plan d’actions qui vous guidera sur ce chemin. Définissez chaque tâche à entreprendre et décrivez-la de façon précise et claire. Pour chaque tâche, identifiez l’acteur du projet responsable de sa réalisation. Une tâche peut mobiliser plusieurs acteurs, mais il est important que le rôle de chacun soit clair et qu’une seule personne soit investie des moyens et de la responsabilité de sa mise en œuvre. A chaque tâche doit être assortie une échéance.

Ce plan d’actions doit être élaboré et partagé avec l’ensemble de l’équipe projet pour qu’il soit réalisable et respecté par chacun. Aménagez un temps hebdomadaire avec l’ensemble de l’équipe projet et consacrez-le exclusivement au suivi des réalisations. Partagez les réalisations de la semaine écoulée, identifiez les actions en risque et convenez des mesures correctives à engager, élaborez collectivement le plan d’actions de la semaine à venir.

Passez votre solution à l’échelle

Dès lors que le dispositif démontre des résultats probants dans son périmètre de mise en œuvre initial, il est temps de le déployer à plus large échelle. Il vous faudra de nouveau mobiliser des ressources, convaincre, adapter votre dispositif et piloter l’élargissement de son périmètre. Le passage à l’échelle de votre solution peut emprunter différents modèles selon la nature du projet :

• Accroître le nombre des bénéficiaires de votre dispositif en élargissant sa diffusion, diversifiant son offre ou la fusionnant avec d’autres ;
• Dupliquer à l’identique votre solution à d’autres périmètres géographiques ou à d’autres services en la mettant en œuvre ;
• Diffuser à d’autres acteurs la démarche que vous avez menée et ses résultats afin que vos homologues s’en inspirent, la reprenne pour tout ou partie, et la reproduise.