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Comment la DITP coache la Police judiciaire pour réorganiser les métiers du numérique ?
29.06.20

Au sein de la direction centrale de la police judiciaire, Christine Dufau, adjointe au sous-directeur des ressources de l’évaluation et de la stratégie (SDRES) doit proposer la réorganisation des métiers touchant au numérique. Objectif : un seul service pour une meilleure prise en compte des besoins numériques de 6000 agents. Elle nous explique comment les coachs de la DITP l’ont accompagnée dans son projet.

Comment avez-vous eu connaissance de cette possibilité d’accompagnement de la DITP ?
Christine Dufau : J’ai découvert les coaches de la DITP, Aurélie Pentel et Thierry Vautrin, grâce à Sonia Fibleuil, qui est notre cheffe d’État-major et qui travaille sur un autre projet de la DCPJ. C’est en les observant que j’ai eu l’idée de leur demander de m’aider afin que nos collaborateurs soient le mieux associés à notre projet de réorganisation. Je leur ai donc demandé d’intervenir sur la mission que le DCPJ m’a confiée en décembre 2019 : réfléchir à l’organisation des services qui concourent au numérique.
Le projet consiste à regrouper, au sein d’une même unité, plusieurs métiers qui concourent au numérique, afin d’apporter une réponse aux attentes des agents de la DCPJ en termes d’outil numérique ou informatique, et d’être un service bien identifié capable de les renseigner et de les aider. Je souhaitais que tous les agents de ces métiers soient associés dans les meilleures conditions. Les méthodes proposées par les coaches me sont apparues comme un véritable atout.
J’ai proposé une équipe projet de 7 personnes, qui représentent les différents métiers liés au numérique de la DCPJ : les informaticiens, qui créent les applications ; la filière de sécurité des systèmes d’information ; les collègues du service juridique, les maitrises d’ouvrage…
Avec l’aide des coaches, l’équipe projet a construit des ateliers participatifs et innovants avec les personnels concernés et des usagers, et a organisé des entretiens avec des personnels extérieurs.
Les coachs, Aurélie Pentel et Thierry Vautrin : Accompagner une équipe projet constitue un besoin et une démarche encore émergents. Mais cette pratique va probablement être amenée à se développer largement, en lien avec le déploiement et la professionnalisation du mode projet au sein de l’administration. Nous avions déjà d’ailleurs organisé une supervision, c’est-à-dire, une réflexion sur nos pratiques animées par un coach expert, sur le thème du coaching d’équipe projet au sein de notre communauté interministérielle.

 

"Accompagner une équipe projet constitue un besoin et une démarche encore émergents" Les coachs

 

Comment travaillez-vous avec les coachs ?
C.-D. : Notre souci au départ était de savoir comment mener les réunions avec des collègues, afin qu’elles soient les plus participatives possible et que les agents se sentent libres de parler. Nous avons l’habitude de faire des réunions mais nous ne faisons pas d’ateliers comme le propose la DITP, avec des animations et une organisation diversifiée des temps de parole. Les coaches nous ont donné une méthode qui nous permet maintenant de faire des ateliers seuls.
Nous avons également appris à construire des panels de participants afin que les ateliers reflètent au mieux les usagers : il y a 6000 personnes à la DCPJ, d’origine et de grades différents, sur des missions différentes avec des attentes particulières. Comment choisir parmi ces usagers les agents qui vont pouvoir participer à des ateliers et qui permettront d’aller vers l’objectif fixé ?  
C’est pour cet exercice-là, que Brice de Margerie (le responsable du Lieu de la transformation de la DITP ndlr), est intervenu pour nous aider à organiser un des ateliers avec des usagers. L’objectif était à la fois de réfléchir aux obstacles qui nous empêchent aujourd’hui de connaître les besoins des agents et de proposer des circuits permettant de remonter les besoins pour y répondre. Il s’agissait de concevoir un parcours et d’identifier les outils nécessaires. Brice nous a aidés à choisir le panel des participants et à construire cet atelier.

Un des atouts de la DITP est qu’elle est extérieure à notre environnement professionnel, ce qui permet aux participants des ateliers de ne pas avoir la crainte d’être jugés : ils peuvent s’exprimer plus librement Tous les participants ont toujours bien compris que la DITP était là pour nous aider, animer, approfondir certaines discussions ou rebondir sur des interventions.
Cette possibilité de discuter entre collègue pour partager des idées et faire progresser des services, dans un environnement différent, avec des ateliers innovants est nouvelle. Et sans l’apport d’une structure extérieure, il est difficile de construire ce type d’exercice.
Une des choses qui m’a également marquée, c’est qu’aucun d’entre d’eux, Aurélie, Thierry ou Brice, ne connaît notre métier. Pourtant, ils ont énormément apporté au cours des ateliers, notamment en posant des questions aux collègues pour avoir des précisions concrètes, des exemples ou des critères permettant par exemple d’identifier parmi plusieurs difficultés ou plusieurs freins le plus impactant pour notre organisation.
Les collègues ont tous fait part de leur intérêt pour ces méthodes, trouvant les ateliers concrets, intéressants et permettant de recueillir des éléments pouvant être exploités dans le cadre du projet.

Pour les ateliers en mars, nous nous sommes déplacés au Lieu de la transformation publique à la DITP. Le lieu, son aménagement permettaient de mettre les collègues en condition pour réfléchir peut-être de manière différente, faire des ateliers au cours desquels ils pouvaient être amenés à dessiner, à prioriser, en groupe ou seul.
Ce lieu différent est un atout pour réfléchir ensemble.

A.-P. et T.-V. : Christine a mis en avant plusieurs éléments importants. D’abord, l’apprentissage  et l’autonomie de l’équipe projet, qui a acquis l’animation d’ateliers. De façon générale, nous concevons nos animations de telle sorte que des postures, des réflexes, des outils puissent être modélisés, intégrés, réutilisés. Le collectif réuni en coaching vit une parenthèse pendant laquelle il expérimente de nouvelles formes de coopération et pendant laquelle il a la possibilité d’apprendre à interagir de façon différente.
Christine mentionne l’intervention de l’équipe du Lieu de la Transformation publique. Nous avons la chance, à la DITP, de réunir des expertises, des talents et des approches méthodologiques complémentaires. Il nous appartient à nous aussi de mobiliser de façon croisée et pluridisciplinaires nos savoir-faire au service de nos clients.

En plus de l’accompagnement, il y a donc un vrai apport méthodologique ?
C.-D. : Oui. Il y a une question qui parait toute bête quand on construit un atelier, mais en réalité elle est essentielle : quel est votre objectif final ? En fonction de cet objectif, les ateliers peuvent être construits. Nous avons eu l’occasion de tester de nouveaux outils, par exemple en visio, avec la possibilité de faire des sous-groupes, pour que les participants discutent davantage. De notre côté, nous pouvions nous connecter sur les différents sous-groupes et les écouter. Et c’est vraiment très intéressant, parce que ce sont des outils que nous pourrons réutiliser : au-delà de la crise, il est toujours nécessaire de faire participer des collègues qui sont sur tout le territoire et ce n’est pas toujours évident de le faire en présentiel.
A.-P. et T.-V. : Tout est commencement pourrait-on dire : bien définir l’objectif et les critères associés est essentiel pour déployer l’accompagnement et choisir les méthodes les plus adaptées pour garder le cap. C’est aussi une façon de projeter le client dans un "état désiré". Il ne s’agit pas seulement d’une intention, d’un vœu abstrait mais bien de résultats concrets, tangibles, mesurables qui engagent.
Poursuivre l’accompagnement de la DCPJ en mode distantiel nous a permis d’élargir le champ des possibles : par exemple imaginer des formats plus courts ou associer un grand nombre de participants.

Si vous deviez inciter les autres administrations à s’engager dans une politique de transformation, que leur diriez-vous ?
C.-D. : Il ne faut pas hésiter à engager une transformation en associant les personnels. Souvent, les agents sont en attente. J’ai été surprise de le voir et de constater qu'ils n’en avaient jamais fait part. Le fait de proposer à des agents de discuter de notre organisation pour voir si on peut l’améliorer et faire autrement, leur permet d’être associés à une réforme qui va les impacter.
Faire participer différents métiers qui sont interdépendants les uns des autres à des ateliers communs permet de leur faire prendre conscience de ce qu’ils peuvent mutuellement attendre les uns des autres et comment ils peuvent collectivement améliorer des process.
Je pense que c’est important de faire participer les agents, afin de connaître leurs attentes et leur faire partager les constats qu’ils tirent de leurs propres expériences. Ils sont tous satisfaits de parler de leur quotidien, de ce qu’ils trouvent bloquant ou non et d’être associés à une réforme dont ils seront les premiers acteurs.

 

"C’est important de faire parler les agents, de ce qu’ils attendent et des constats qu’ils tirent de leurs propres expériences." Christine Dufau

 

Un journal interne a été créé pour informer sur les avancées du projet.
Un partage informations important dans le cadre d'une réorganisation.

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