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Préfecture d’Occitanie : améliorer la performance des bureaux Séjours
10.06.21
Préfecture d’Occitanie : améliorer la performance des bureaux Séjours

La Direction interministérielle de la transformation publique (DITP) a mobilisé son équipe "Accélérateur de performance" auprès de quatre préfectures d’Occitanie pour réduire les délais d’obtention des titres de séjour et gagner en qualité de service.

 

Accompagner les préfectures pour répondre à des contraintes fortes

L’équipe de la DITP a été saisie pour accompagner les bureaux Séjours des préfectures de l’Hérault, Tarbes, Carcassonne et la sous-préfecture de Béziers, qui font face à des contraintes importantes : un engorgement dû à une activité croissante générant des files d’attente pour obtenir des rendez-vous, des stocks importants de dossiers à traiter et des longs délais de délivrance des titres.

 

Un dispositif basé sur la co-construction

Sihame Sellali, directrice de projet à la DITP a dirigé la mission auprès des 4 sites d’Occitanie :

"On s’appuie sur l’expérience des personnels de terrain et l’expérience des usagers pour améliorer la qualité du service"

 

Pierre Ortega, chef de projet qui est intervenu sur le terrain a pu mobiliser les équipes autour des piliers de l’excellence opérationnelle :

  • Mettre les agents au cœur de la transformation : co-construire et prioriser les solutions répondant aux irritants via l’animation d’une réflexion locale mobilisant l’ensemble des agents
  • Améliorer la performance de l’organisation dans la durée : réduire les délais et les stocks en concevant et en mettant en place une organisation efficiente et pérenne
  • S’inscrire dans les travaux menés à l’échelle nationale : intégrer les recommandations du guide séjour de la DGEF, celle de la Cour des comptes et s’inscrire dans la feuille de route nationale ANEF

 

Réduire les délais pour les usagers et simplifier la vie des agents

La mission a eu un impact positif, pour les usagers d’abord, avec une réduction des délais. Et pour les agents ensuite, qui ont pris pleinement part aux transformations et à l’évolution de leurs missions, avec notamment la mise en place de nouveaux outils de pilotage et la simplification des processus.

 

BILAN : UN GAIN DE TEMPS

  • Au guichet : réduction de 50% des délais d’attente
  • Pour l’instruction des dossiers jusqu’à 60% de réduction de temps et suppression totale des stocks
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