Des assistants digitaux au service des agents de la préfecture d’Occitanie

Lab'O | Développement des assistants digitaux à la préfecture d’Occitanie

Pauline Lavagne d’Ortigue :

Grâce au plan France Relance, la DITP est très heureuse d’accompagner le passage à l’échelle d’un des projets phares du laboratoire d’innovation de la Préfecture d’Occitanie, le Lab-O. Il s’agit d’internaliser des compétences en matière de robotique pour automatiser les tâches administratives les plus répétitives.

La DITP présente Transfo’ en cours : développement des assistants digitaux à la préfecture d’Occitanie

Nicolas Hesse, secrétaire général pour les affaires régionales d'Occitanie :

Les agents, pour faire leur métier, devaient opérer d’innombrables saisies manuelles dans des applicatifs informatique différente. Toutes ces opérations, très lourdes et sans valeur, prenaient de 30% à 40% de leur temps de travail. C’est sur la base de ce constat que le laboratoire d’innovation a imaginé la mise en place de robots. C’est un petit programme informatique qui permet de reproduire au clic près ce que ferait un agent de manière automatisée et 24h/24.

Comment avez-vous travaillé à la mise en place de ce projet ?

Alice Vilcot, chargée de mission numérique et innovation, Lab-O :

Le processus de déploiement des automates commence par une première phase d’identification avec des processus automatisables. À l’issue de cette identification, on va travailler sur la dématérialisation de ces processus, donc on va les étudier, on va les peaufiner et les améliorer avec les services concernés. Aujourd’hui nous avons mis en place une dizaine d’assistants numériques auprès des services départementaux dans la région Occitanie. À titre d’exemple, un automate mis en place dans le Tarn-et-Garonne a traité plus de 500 dossiers et a permis de gagner plus de 10 semaines de saisie pour les agents. Les premiers retours que nous avons sur ces automates sont particulièrement satisfaisants ils permettent d’améliorer la qualité de vie au travail des agents, de réduire les risques d’erreur dans la saisie des informations et de réduire les délais de traitements.

Quelle est la suite ?

Alice Vilcot :

Nous venons de lancer le centre d’excellence régional de la robotique qui vise à former des agents en interne pour leur permettre de développer, mettre en place et maintenir des assistants digitaux. Ce centre d’excellence est une première dans l’administration et il a véritablement été pensé comme un modèle duplicable sur l’ensemble du territoire.