Comment le SGAR des Pays de la Loire a utilisé le design UX afin d’améliorer la gestion et le partage des données numériques

Modalités du projet

Des agents issus de services et opérateurs de l’État en région (préfectures, DREAL, DIRECCTE, DRAC, ADEME, DRDJSCS, etc…) ont choisi de travailler ensemble afin d’apporter des solutions aux trois questionnements suivants :

– Thème 1 : comment mieux partager les données numériques ?

– Thème 2 : comment mieux accompagner les demandes de subvention ?

– Thème 3 : comment mieux connaître les projets accompagnés par l’État sur les territoires ?

Pour chaque thème, « trois équipes ont été organisées comme des « start-ups » et une salle dédiée a été aménagée au sein du SGAR afin de faciliter les démarches de créativité » explique Yves LEGRENZI du Secrétariat Général pour les Affaires Régionales des Pays de la Loire.

Les équipes ont suivi une formation de trois jours à l’École de design de Nantes, dont le SGAR est partenaire, ce qui a permis de les former au prototypage de solutions. La DITP a également apporté son expérience quant au développement d’un Lab’ et à l’utilisation de méthodes issues du design UX.

Apports de la méthode design

Pour réaliser leurs projets les équipes organisées en start up ont bénéficié de l’accompagnement d’un cabinet de design, structuré en trois temps :

• Réalisation par le cabinet en design d’entretiens préalables avec les acteurs concernés par la problématique afin de questionner les besoins identifiés : cette première étape a abouti à la réalisation d’une cartographie permettant d’avoir une vision globale des acteurs du parcours des acteurs et de leurs interactions.
• Organisation de trois ateliers par start up destinés à échanger sur les solutions possibles, en adoptant le point de vu des utilisateurs concernés (des associations ont ainsi participé à la start-up « subventions » pour partager les besoins qu’elles ressentaient au quotidien.
• Construction et test de prototypes des solutions identifiées, sous la forme de maquettes cliquables.

Les équipes projets ont été confrontées aux problèmes rencontrés au quotidien par les services, comme par exemple«Comment faire en urgence une fiche de conjoncture ? Comment évaluer l’impact des subventions » ? « Comment conseiller au mieux un porteur de projet en ayant une vision globale des subventions mobilisables  » ?

Résultats

Ces ateliers ont été un succès car toutes les équipes sans exception ont abouti à des prototypes prenant la forme de maquettes cliquables et pouvant servir de socle à la construction d’un outil informatique fonctionnel.

La start-up territoires a quant à elle permis d’élargir les réflexions à une solution permettant à la fois d’avoir une vision globale de l’action de l’État sur les territoires, et de disposer d’informations précises sur un projet donné, avec la capacité à pouvoir saisir des informations sous la forme d’une fiche projet.

Pour donner corps au prototype de la start-up territoires, un partenariat a été conclu avec le CGET afin de financer une prestation plus approfondie (assistance à maîtrise d’ouvrage) destinée à préparer un marché de développement informatique. La DINSIC y est également associée.

Bon à savoir

Le Lab a également développé un partenariat avec Pôle emploi pour que chaque service puisse faire appel aux facilitateurs formés de Pôle emploi pour bénéficier d’un atelier de créativité « clé en main ».