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Les services publics se simplifient et innovent

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Travail collaboratif : faire-simple.gouv.fr au service de la gendarmerie nationale
30.01.15
Fabrique de solutions

La direction générale de la gendarmerie nationale a choisi la plateforme collaborative faire-simple.gouv.fr, proposée par le SGMAP, pour faire travailler en ligne ses personnels. Durant 3 mois, fin 2014, des gendarmes issus de tout le territoire ont imaginé et construit ensemble des solutions pour simplifier les processus inhérents à leur métier. Le Lieutenant-Colonel François Brémand a animé cet atelier. Interview.

Dans quel cadre aviez-vous besoin d’un outil collaboratif ?

FRANÇOIS BRÉMAND - La gendarmerie nationale s'est engagée dans un projet d'ampleur visant, dès 2015, à équiper les gendarmes de smartphones et de tablettes, ainsi que d'applications fonctionnelles dédiées à leur coeur de métier. L'objectif est de simplifier les processus métiers pour pouvoir traiter davantage de tâches directement sur le terrain et rendre un meilleur service au citoyen en lui apportant une plus grande proximité.

Avant de se lancer dans notre projet tête baissée, il convenait de recueillir les besoins du terrain dans un temps très court, avec un outil simple d'utilisation tant pour les contributeurs que pour les administrateurs.

 

Pourquoi avez-vous choisi le site faire-simple.gouv.fr pour vous accompagner dans ce projet ?

FRANÇOIS BRÉMAND - La gendarmerie nationale participe depuis 2010 à des groupes de travail pilotés par le SGMAP, notamment sur l'innovation, la relation de service ou les RSE. Nous étions donc au fait des dispositifs développés par le SGMAP dans le domaine du travail collaboratif et c’est logiquement que nous nous sommes lancés dans l'aventure avec eux. Les équipes ont étudié notre besoin et nous ont proposé d’utiliser la « Fabrique de solutions » de faire-simple.gouv.fr. Les fonctionnalités, la rapidité de mise en œuvre et la simplicité d’utilisation nous ont séduits. Qui plus est, l'utilisation du site est gratuite, ce qui a fini de nous convaincre dans le contexte de contrainte budgétaire actuelle.

Une fois les besoins précis déterminés, l’atelier a pu être lancé en moins d’une semaine. La prise en main de l’outil s’est faite facilement, pour les participants comme pour les administrateurs.

La Fabrique de solutions : un outil en ligne de coconstruction

La fabrique de solutions est un espace collaboratif en ligne, qui permet de coconstruire des solutions opérationnelles en groupe (usagers, experts, agents du service public…). Selon les besoins et la confidentialité, les ateliers peuvent être ouverts à tous ou privés. Le module est intégré à faire-simple,gouv,fr, le site collaboratif de l’Etat, mis en place en 2013 et géré par le SGMAP.

> Découvrir la Fabrique de solutions

 

Comment avez-vous travaillé et quels résultats avez-vous obtenus, après trois mois d’ateliers ?

FRANÇOIS BRÉMAND - L'atelier a rassemblé 50 contributeurs d'unités opérationnelles, à la fois exécutants et commandant d'unités. Tous ont régulièrement participé. Les résultats ont dépassé nos espérances !

Nous avons organisé le travail en 3 phases d'un mois chacune : une phase documentation, une phase travail en commun et une phase recommandation.

Durant la phase documentation, les contributions et les commentaires ont été très nombreux. A tel point qu’il était parfois difficile pour nous de gérer ce flot d’idées et d’animer les réflexions. Nous n’étions pas trop de 3 administrateurs !

Au cours de la phase de travail en commun, nous avons pu isoler une soixantaine d'idées et propositions pertinentes, sur le matériel (smartphone et tablette) et sur les périphériques (recharge des batteries, caméra, télémètre...). Cette 2ème phase, nous a permis de cerner les besoins en fonction de 5 critères spécifiques que nous avions déterminés : bénéficier d'une information à jour, gérer l'intervention, être en relation avec la population et les partenaires, être connecté via des objets, et gérer son service et son espace personnel.

Enfin, la phase de recommandation, que nous avons doublée d'une séquence en présentiel avec une trentaine de contributeurs, nous a permis de classer par ordre de priorité les 60 projets d'application et de confirmer les hypothèses en matière de choix de matériel et de répartition sur le terrain.

Les éléments recueillis pendant ces trois mois d'atelier vont se concrétiser dans la phase d'expérimentation qui commencera en septembre 2015 sur le département du Nord, avec le déploiement de 450 smartphones et de 450 tablettes et des premières applications.

 

Au final, faire-simple.gouv.fr a-t-il répondu à vos besoins ?

FRANÇOIS BRÉMAND - Absolument. L’emploi d'un outil comme la fabrique de solutions est fortement recommandé pour recueillir le besoin et les idées avant de se lancer dans des projets majeurs qui engagent l'organisation, pour un certain nombre d'années. En trois mois, les résultats sont très positifs et concrets.

 

© kmlmtz66

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