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L'administration change avec le numérique

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Vitam : vers un socle d’archivage électronique commun à toute l’administration
18.03.15
archivage électronique

Les ministères des Affaires Etrangères, de la Culture et de la Défense lancent Vitam, un programme pour développer un socle d’archivage électronique réutilisable par les administrations. Ce programme, piloté par le SGMAP, a été inauguré le 9 mars 2015, en présence de Fleur Pellerin et de Thierry Mandon.

Trois ministères s’associent autour de l’archivage électronique

Dans la famille des chantiers informatiques interministériels, saluons un nouveau-né : Vitam. Officiellement lancé le 9 mars, ce programme vise à développer un socle d’archivage réutilisable par les administrations centrales pour classer, conserver et sécuriser les documents numériques qu’elles produisent. Et ce, tout en permettant à ces administrations d’appliquer leurs propres règles d’archivage.

Vitam est le fruit de la collaboration de 3 ministères : Affaires Etrangères et Développement international, Culture et Communication, Défense. L’équipe projet qu’ils ont formée (cinq personnes aujourd’hui, une quinzaine à terme) est pilotée par la direction interministérielle des systèmes d’information et de communication (DISIC), au sein du secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP).
 

Un projet issu du terrain

Pour archiver ses documents numériques, l’administration centrale s'appuie historiquement sur des techniques de conservation classiques, taillées pour des volumes modérés. Avec la croissance exponentielle des documents créés nativement au format numérique, cette situation est de moins en moins tenable. En particulier pour l'archivage définitif, qui concerne les contenus dont la durée d’utilité administrative est révolue. « Aucun des ministères ne pouvait financer tout seul une telle brique d'archivage définitif. Ceci explique pourquoi nous en sommes arrivés à construire un tel projet collectif, si majeur pour le pays », explique Jacques Marzin, directeur de la DISIC.

Un projet - et c'est une autre particularité - qui est né du terrain. Dès 2011, les archivistes des trois ministères ont en effet entrevu l’opportunité de concevoir ensemble une solution d’archivage réutilisable. Pourquoi ces trois ministères ? Parce que chacun est investi d’une mission d'archivage définitif (à la fois pour les documents papiers et électroniques). La Défense et les Affaires Etrangères pour leurs besoins propres (pour la sensibilité de leurs données), la Culture pour les autres ministères.
 

Un socle réutilisable à terme par toute l’administration

A l'issue de ces échanges interministériels, il est vite apparu que tous gagneraient à s’appuyer sur un même socle d'archivage électronique, réplicable d’un ministère à l’autre. C'est précisément ce back office qui sera développé par l’équipe Vitam. Il assurera des fonctions d’indexation, de gestion des métadonnées, de stockage, de pérennisation des fichiers et bien sûr de recherche.

Développé en open source, le socle Vitam fournira des interfaces (ou API) ouvertes, conformément aux directives de l'Etat-Plateforme. L’objectif étant de s’intégrer le plus facilement possible avec les différents logiciels des ministères : messagerie, SIRH, applications produisant des décisions de l’administration, etc. Les bibliothèques informatiques fournies avec ces API permettront notamment de spécifier les métadonnées à associer aux contenus archivés, ainsi que les plans de classement dans lesquels ces derniers seront rangés. Le déploiement de ces interfaces sera mené en duo par les informaticiens et les archivistes.

L'équipe Vitam s'appuiera sur l'expertise du service interministériel des Archives de France (SIAF), « le bras armé du ministère de la Culture en matière de politique archivistique », indique Fleur Pellerin. La ministre de la Culture rappelle que l'Etat doit « aider les acteurs de l’écosystème public à garantir sur le long terme l'intégrité, la lisibilité et l’intelligibilité de l'information numérique en lien étroit avec les collectivités territoriales ».

En effet, Vitam ne restera pas dans le seul giron des trois ministères. Il pourra être réutilisé par les autres ministères (pour leurs archives courantes et intermédiaires), les opérateurs publics et même les collectivités, sur la base du volontariat. Cette ouverture de Vitam fera l’objet d’un projet en soit, AD-ESSOR porté par le service interministériel des Archives de France. Laquelle est en contact permanent avec les archives départementales et les missions des archives des ministères. 
 

Au-delà des économies, l'harmonisation des pratiques

Vitam évitera donc aux ministères, et plus généralement à tous les acteurs publics, de développer isolément leur propre brique d’archivage. Ils feront également l’économie sur les coûts de maintenance, confiée à l’équipe Vitam. On estime à environ 3 ans le retour sur investissement de cette brique mutualisée, financée à hauteur de 15 millions d'euros par le programme d’investissement d’avenir (PIA). 

Au-delà des aspects vertueux de la mutualisation, les travaux autour de Vitam contribueront à harmoniser les pratiques autour de l’archivage électronique. Comment, quand et à quel rythme archiver le nativement numérique ? Avec quelles métadonnées types, selon les natures d'applications et de métiers concernés ? Comment traiter les données personnelles conformément aux lois en vigueur ?... Depuis deux ans, ces questions indissociables de l’archivage ont déjà fait l’objet de groupes de travail associant des ministères, des conseils généraux, des collectivités et la communauté des archivistes. Les enjeux spécifiques de la messagerie et des outils collaboratifs ont notamment été passés au crible. 
 

Des adaptations spécifiques pour chaque ministère

Si, avec Vitam, les administrations exploiteront un socle d'archivage identique, elles devront cependant chacune conduire un projet d'intégration traduisant leur processus métier d’archivage. Précisément celui par lequel les documents seront organisés et versés dans Vitam. Ce processus ne peut pas être mutualisé, chaque ministère disposant de ses propres modalités.

Les chaînes de traitement pour classer l’information, en vérifier la structuration, contrôler les versements ou les droits d’accès en fonction de la nature et des classifications de sécurité diffèrent d’une administration à une autre, selon par exemple qu'il s'agit de données liées aux opérations militaires ou aux déclarations d’urbanisme. Charge donc à chaque ministère de développer au-dessus de Vitam un front office traduisant ses modalités de gestion. Et bien sûr de déployer l’infrastructure technique (serveur et stockage) sur laquelle sera installé le socle Vitam.

Dans ce contexte, le programme Vitam vise non seulement la conception du socle d’archivage, mais également la coordination des travaux menés dans les trois ministères en vue de déployer le socle Vitam et de le raccorder au front office de chacun.

« Vitam assurera l’équilibre entre la mémoire de la nation et l’accès aux documents administratifs dans le respect de la protection de la vie privée », résume Fleur Pellerin, qui rappelle que cet outil facilitera la transition vers l’e-administration. Ce que Thierry Mandon, secrétaire d’Etat à la Réforme de l’Etat et à la Simplification confirme : « Alors que de plus en plus de décisions administratives sont sous forme électronique à mesure que nous dématérialisons les procédures, la puissance publique doit être capable de tenir le rythme ! »

 

Vitam en 5 dates clés

Mars 2015 : lancement du programme Vitam
Eté 2015 : publication des marchés pour la prestation technique
Fin 2015 : notification des marchés
Mi-2016 : premiers livrables du socle Vitam (sous forme d’interfaces testables par les ministères)
Mi-2017 : finalisation de la version de production

Photo © viperagp

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