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L'administration change avec le numérique

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La modernisation des SIRH publics passe par des données de qualité
17.06.16
Donnees de qualite

En 2015-2016, la DINSIC a placé la qualité des données au cœur de la modernisation des systèmes d'information RH (SIRH) de l’État. Critique, cette qualité touche à la fois les agents, les gestionnaires RH, ainsi que les instances en charge du pilotage des ressources humaines de l’État.

Erronées, incomplètes, mal saisies ou saisies dans un mauvais format, fausses car issues d’une règle de gestion mal interprétée… La mauvaise qualité des données pénalise les missions RH dans les ministères. Elle génère du travail supplémentaire de correction et complexifie la maintenance des logiciels RH. Sans compter qu’elle pénalise les tâches à haute valeur ajoutée telle que la gestion des parcours et des carrières des agents.

Ces enjeux de qualité des données RH (âge, ancienneté, indice, et tout autre élément constitutif du dossier administratif de l’agent) sont loin d’être nouveaux. Mais plus que jamais, les travaux de modernisation de la fonction RH méritent qu’on les prenne à bras le corps. Ils nécessitent le renfort d’outils de pilotage des ressources humaines fiables, c’est-à-dire manipulant des données justes et à jour. Par ailleurs, cette qualité des données est un préalable à la modernisation des systèmes d'information RH (SIRH) menée dans les ministères.
 

Poser les bases d’une démarche d’amélioration continue

Conscients de cette situation critique, les ministères ont engagé des chantiers de mise en qualité de leurs données. Depuis avril 2015, la direction interministérielle du numérique et du système d’information et de communication de l’Etat (DINSIC), au sein du secrétariat pour la modernisation de l’action publique (SGMAP), organise une communauté autour de la qualité de la donnée. Les principaux responsables des ministères porteurs de ces chantiers, ainsi que les organismes interministériels dédiés aux RH (service des retraites de l’État, service de paye et mission comptable de la DGFiP) ont confronté leurs bonnes pratiques au cours de 4 ateliers collaboratifs orchestrés par la DINSIC. Leur objectif : renforcer les bases d’une démarche d’amélioration continue autour de la mise en qualité des données.
 

Vers une offre d’appui aux ministères

Dans un premier temps, les travaux se sont concentrés sur les enjeux de sponsoring, le rôle des gestionnaires, les outils de mise en qualité et la coordination des entités interministérielles. Ils ont ensuite questionné le besoin d’accompagnement à prodiguer aux ministères pour que la mise en qualité des données fasse partie intégrante de leur processus.

« L’intérêt général porté à ces travaux nous a conduits à proposer une offre d’appui aux ministères fondée sur le recueil des bonnes pratiques. Nous les assisterons non seulement dans le choix des outils mais également dans leurs aménagements organisationnels », détaille Claire Orosco, adjointe au directeur de programme Modernisation-SIRH. Ces aménagements pourraient concerner la désignation d’un référent mise en qualité des données, l’organisation d’un comité dédié ou le lancement de campagne de fiabilisation, etc.

De façon plus transversale, la DINSIC encouragera les ministères à construire des indicateurs ministériels et interministériels reflétant la qualité des données. Liés par exemple à la justesse des informations ou à leur conformité réglementaire, de tels indicateurs seront indispensables aux ministères pour mesurer et améliorer cette qualité.
 

Plusieurs acteurs concernés

Ces différents chantiers bénéficieront à plusieurs familles d’acteurs. A commencer par les gestionnaires RH dans les ministères qui n’auront plus à retravailler, à compléter ou à nettoyer des données erronées. Avec à la clef des gains de temps. La mise en qualité des données RH sera ensuite précieuse pour la production d’une paye au plus juste, ainsi que pour la préparation des dossiers de pension (qui exige des fréquences de reporting de plus en plus élevées). Elle soutiendra ensuite l’animation des politiques RH ou le pilotage de la masse salariale des agents. Enfin, bien entendu, rappelons qu’une qualité renforcée des données RH, profitera à l’agent lui-même, qui tout au long de sa carrière, disposera d’un dossier à jour.

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