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L'administration change avec le numérique

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Service central d’état civil : retour sur la transformation numérique de la première Mairie de France
11.06.15
Etat civil numérique

Surnommé « la plus grande mairie de France », le service central d’état civil du ministère des Affaires étrangères, basé à Nantes, gère chaque année près de 1,7 million de demandes d’extraits ou de copies d’actes d’état civil. Créée par décret le 1er juin 1965, cette mairie des Français de l’étranger fête son cinquantenaire. Engagé très tôt dans la modernisation de ses méthodes de travail, le service central d’état civil poursuit sa transformation numérique. Rencontre avec Sylvain Lemosquet, cheville ouvrière de l’état civil numérique depuis 10 ans, en tant que chef de projet auprès du sous-directeur, en collaboration étroite avec la direction informatique du ministère.

Quelles sont les missions principales du service central d’état civil ?

Sylvain Lemosquet. Elles sont nombreuses. Le service central d’état civil du ministère des Affaires étrangères et du Développement international gère l’état civil des personnes nées à l’étranger qui acquièrent la nationalité française ; il reçoit en double les actes de naissance, mariage, décès, etc. dressés ou transcrits par les ambassades et consulats pour pouvoir traiter les demandes de copie et d’extrait d’actes ; il conserve les registres des territoires qui étaient anciennement sous administration française et les exploite ; de plus, il reconstitue les actes sur demande pour certains registres manquants de ces mêmes territoires. Ce sont 110 000 actes nouveaux qui sont créés tous les ans, auxquels s'ajoutent 95 000 actes créés dans les postes étrangers.

Il est aussi chargé de la gestion du répertoire civil, dans lequel sont consignées des décisions comme la tutelle, la curatelle, ou le changement de régime matrimonial prises par l’intermédiaire d’un greffier, d’un avocat ou d’un notaire.

Enfin, il est le guichet unique pour la transcription à l’état civil français des actes  dressés devant les autorités des pays du Maghreb.

Aujourd’hui, 85% des demandes émises par les particuliers, les notaires ou les administrations sont effectuées par Internet.

 

 

Quand et comment le service central d’état civil a-t-il amorcé sa transition numérique ?

Sylvain Lemosquet. Elle a pris forme dès la fin des années 1990. Le service central d’état civil recevait alors, en ligne, 1 200 demandes quotidiennes de documents d’état civil grâce au... Minitel. En 2001, le service ouvre sur Internet. La barre des 50% de demandes en ligne est dépassée dès 2004. Aujourd’hui, 85% des demandes émises par les particuliers, les notaires ou les administrations sont effectuées par Internet ; ainsi, sur les 6 500 demandes traitées chaque jour, 5 500 sont reçues en ligne.

Dès 2001-2002, l’officier d’état civil appose sa signature de façon numérique, la mise sous pli est automatisée. Depuis 2006, les consulats et ambassades transmettent par messagerie sécurisée les actes créés ou les mentions à apposer sur les actes existants.

Les premiers chantiers de numérisation des registres commencent à la fin des années 1990 : 2,5 millions d’actes des fonds consulaires sont numérisés et indexés en bases de données. Pour l’époque, c’est un chantier long et coûteux.

En 2003-2004, ce sont les microfilms des registres de l’Algérie française qui sont numérisés (les registres papier sont restés en Algérie) afin de faciliter leur indexation en base de données et la mise à jour des actes.

Aujourd’hui, 10 millions d’actes sur les 15 millions gérés par le service central d’état civil sont numérisés (à répartition égale entre les formats image et textuel).  Cette base informatique permet de répondre à 98% des demandes des usagers ; pour les 2% restants, une recherche est effectuée dans les registres papier, et la base de données enrichie de ces nouveaux documents.

Nous cherchons aussi à développer l’échange direct de données entre administrations dans le cadre du programme Dites-le-nous une fois.

 

 

Quels en sont les enjeux de cette transformation numérique ?

Sylvain Lemosquet. L’enjeu est avant tout de répondre aux attentes de nos usagers : à la fois simplifier l’accès au service en ligne de demande de documents d’état civil et traiter rapidement leurs demandes. Nous réalisons depuis 3 ans une enquête annuelle : en 2015, 91% se sont déclarés satisfaits ou très satisfaits, dont 63% très satisfaits. L’objectif est de s’adapter ou de devancer le développement de l’usage d’Internet dans les relations avec l’administration.

Nous cherchons aussi à développer l’échange direct de données entre administrations dans le cadre du programme Dites-le-nous une fois. Cette simplification administrative prévoit qu’une administration ne puisse plus demander à un usager une information qu’une autre administration détient déjà.

Le service central d’état civil fait figure de pilote pour les projets de dématérialisation de l’état civil.

 

Ainsi, la connexion avec la plateforme de communication dématérialisée des données d’état civil (Comedec) permettra aux préfectures de vérifier, en direct auprès des officiers d’état civil du ministère, l’état civil d’une personne effectuant une première demande de passeport. Cela concerne environ 200 000 demandes de documents par an. Nous expérimenterons ce système à partir de septembre 2015. Outre la simplicité accrue pour l’usager, cette procédure vise à éviter la fraude documentaire, tout en diminuant les frais d’affranchissement.

Enfin l’échange de données ou de documents dématérialisés devrait aussi être mis en place avec les notaires, ces derniers étant à l’origine de 30% des demandes, soit environ 500 000 par an.

Le service central d’état civil fait figure de pilote pour les projets de dématérialisation de l’état civil, il se coordonne et échange sur ses projets avec certaines mairies ou leurs représentants.

 

Et demain ?

Sylvain Lemosquet. La prochaine étape est la mise en place d’un registre électronique d’état civil authentique afin de s’affranchir de la mise à jour des registres papier.

Pour lancer le projet, un comité de pilotage Affaires étrangères-Justice a été mis en place, il a associé à ses travaux d’autres administrations comme le SGMAP à travers la direction interministérielle des systèmes d’information et de communication (DISIC), la DSI de l’Etat. Ces travaux réunissant des experts juridiques et techniques ont permis de réaliser une étude de faisabilité. Les contours du budget nécessaire ont été précisés, de même que les économies de fonctionnement et autres avantages découlant de ce nouveau système.

L’exploitation de registres électroniques permettra de supprimer l’envoi des documents par la poste. En lieu et place, l’usager recevra une notification dans sa messagerie l’informant de la disponibilité des documents demandés dans un espace sécurisé.

Le registre électronique a vocation à être adossé à la plateforme d’archivage électronique interministérielle (Vitam), un projet piloté par la DISIC au sein du SGMAP auquel le ministère des Affaires étrangères et du Développement international participe. La plateforme devrait voir le jour dans les toutes prochaines années. Ce chantier particulièrement innovant ouvrira la voie à la dématérialisation des registres pour l’état civil communal.

La mise en oeuvre de ces différents projets permettra de gérer à l’avenir un état civil entièrement dématérialisé dans des conditions optimales de sécurité et de confidentialité.

 

La généralisation de la plateforme d’échange des données d’état civil devrait aussi permettre de dématérialiser les échanges d’avis de mention pour l’actualisation des registres. Le service central de l’état civil reçoit par courrier postal 90% des 180 000 avis de mention annuels à apposer sur les registres. Seuls les avis de mention émis par les consulats et les ambassades sont aujourd’hui transmis de façon dématérialisée.

Enfin, l’offre de services en ligne pourra être étendue aux demandes de transcription d’un acte d’état civil dressé devant des autorités étrangères, aujourd’hui adressées  au consulat territorialement compétent.

Ces différents projets sont complémentaires. Leur mise en œuvre permettra de gérer à l’avenir un état civil entièrement dématérialisé dans des conditions optimales de sécurité et de confidentialité, en apportant à l’usager un service amélioré tout en réalisant des économies de fonctionnement non négligeables.

 

L’état civil au ministère des Affaires étrangères et du Développement international : la 1re mairie de France se modernise

Photo de une © anyaberkut

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